Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников Общества с ограниченнойответственностью «Эдвантидж», а также иных лиц, в отношении которых ООО«Эдвантидж осуществляет хранение и обработку персональных данных
1.1. Настоящее положение является локальным правовым актом ООО «Эдвантидж», являющимся оператором персональных данных.
1.2. Настоящее положение определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- – Трудовой кодекс Российской Федерации;
- – Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (в редакции от 14.07.2022 г. № 266-ФЗ);
- – Указ Президента РФ от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;
- – Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
- – Постановление Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- – Приказ Роскомнадзора от 05 сентября 2013 г. № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных».
1.3. Настоящее положение устанавливает порядок осуществления операций с персональными данными:
- - работников ООО «Эдвантидж».
- –кандидатов на работу в ООО «Эдваниидж»;
- – лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры;
- - самозанятых граждан, состоящих с ООО «Эдвантидж» в договорных отношениях;
- - индивидуальных предпринимателей, состоящих с Организацией в договорных отношениях;
- - физических лиц, которые опрашиваются Организацией в рамках проведения исследований об удовлетворенности розничных компаний сотрудничеством со своими поставщиками с помощью анкетирования и интервью;
- - физических лиц, которые являются сотрудниками контрагентов Организаций – поставщиков услуг для организации (бухгалтерские, курьерских услуг и т.д.)
1.4. Настоящее положение разработано в целях:
- – регламентации порядка осуществления операций с персональными данными лиц, указанных в п. 1.3 Положения;
- – обеспечения требований закона № 152-ФЗ и иных правовых актов, регулирующих использование персональных данных;
- – установления прав и обязанностей Работников ООО «Эдвантидж» в части работы с персональными данными;
- – установления механизмов ответственности Работников ООО «Эдвантидж» за нарушение локальных норм, а также положений федерального, регионального и муниципального законодательства, регулирующих использование персональных данных.
1.5. Обработка персональных данных осуществляется исключительно в целях:
- – обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
- – содействия Работнику в трудоустройстве, обучении и продвижении его по службе;
- – обеспечения личной безопасности Работника;
- – контроля количества и качества выполняемой работы;
- – обеспечения сохранности имущества Работника и ООО «Эдвантидж»;
- - в целях осуществление гражданско-правовых отношений в рамках уставной деятельности ООО «Эдвантидж»;
- - в целях осуществления отношений с индивидуальными предпринимателями в рамках уставной деятельности ООО «Эдвантидж»;
- - в целях осуществления отношений с самозанятыми гражданами в рамках уставной деятельности ООО «Эдвантидж»;
- - в целях проведения исследований об удовлетворенности розничных компаний сотрудничеством со своими поставщиками с помощью анкетирования и интервью (в рамках уставной деятельности ООО «Эдвантидж»);
- - в целях получения услуг (бухгалтерских, курьерских и т.д.)
1.6. Настоящее положение вступает в силу в момент его утверждения отдельным приказом Генерального директора ООО «Эдвантидж» и действует бессрочно до замены новым локальным правовым актом аналогичного назначения.
1.7. Корректировка настоящего положения осуществляется отдельными приказами Генерального директора ООО «Эдвантидж».
1.8. Все Работники ООО «Эдвантидж» ознакамливаются с настоящим положением в под роспись.
1.9. Ограничение несанкционированного доступа к персональным данным обеспечивается ООО «Эдвантидж» и снимается в момент их обезличивания, а также по истечении 75 лет их хранения, если иное не установлено законом или решением руководства ООО «Эдвантидж».
1.10. Основным инфраструктурным ресурсом ООО «Эдвантидж» для осуществления операций с персональными данными являются информационные системы, представляющие собой:
- 1.10.1. комплексы автоматизированной обработки персональных данных (позволяющих осуществлять операции с персональными данными в виде файлов);
- 1.10.2. документацию на бумажных носителях.
2.1. Настоящее положение устанавливает, что к персональным данным относятся любая информация о нем, необходимая ООО «Эдвантидж» в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного субъекта персональных данных.
2.2. В отношении работников ООО «Эдвантидж»:
2.2.1. К персональным данным Работника относятся:
- – фамилия, имя, отчество;
- – дата рождения;
- – гражданство;
- – номер страхового свидетельства;
- – ИНН;
- – данные об образовании (реквизиты дипломов/иных документов);
- – данные о приобретенных специальностях;
- – семейное положение;
- – данные о членах семьи (степень родства, Ф. И. О., год рождения, паспортные данные, включая прописку и место рождения);
- – место регистрации и место фактического \проживания;
- – контактная информация;
- – данные о военной обязанности;
- – данные о текущей трудовой деятельности (дата начала трудовой деятельности, кадровые перемещения, оклады и их изменения, сведения о поощрениях, данные о повышении квалификации и т. п.);
- - реквизиты банковских карт.
2.2.2. Достоверность персональных данных Работников ООО «Эдвантидж» определяется исходя из их изначального размещения в таких документах как:
- – паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- – трудовая книжка;
- – страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- – свидетельство о постановке на учёт в налоговый орган и присвоения ИНН;
- – документы воинского учёта;
- – документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки;
- ¬– личный листок по учёту кадров;
- – свидетельства о смене ФИО, о заключении брака, рождении детей;
- – документы, содержащие сведения о заработной плате, доплатах и надбавках;
- – приказы о приеме лица на работу, об увольнении, а также о переводе лица на другую должность.
2.3. В отношении лиц, осуществляющих деятельность по гражданско-правовым договорам:
2.3.1. К персональным данным относятся:
- - – фамилия, имя, отчество;
- – дата рождения;
- – гражданство;
- – номер страхового свидетельства;
- – ИНН;
- – данные об образовании (реквизиты дипломов/иных документов);
- – данные о приобретенных специальностях;
- – данные регистрации и место фактического проживания;
- – контактная информация;
- - реквизиты банковских карт.
2.3.2. Достоверность персональных данных указанной категории лиц ООО «Эдвантидж» определяет исходя из их изначального размещения в таких документах как:
- – паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- – страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- – свидетельство о постановке на учёт в налоговый орган и присвоения ИНН;
- – документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки;
- – свидетельства о смене ФИО, о заключении брака, рождении детей;
2.4. В отношении самозатятых лиц и индивидуальных предпринимателей:
2.4.1. К персональным данным относятся:
- - – фамилия, имя, отчество;
- – дата рождения;
- – гражданство;
- – номер страхового свидетельства;
- – данные об образовании (реквизиты дипломов/иных документов);
- – данные о приобретенных специальностях;
- – данные регистрации и место фактического проживания;
- - данные, содержащиеся в Свидетельствах о государственной регистрации самозанятых (индивидуальных предпринимателей);
- – контактная информация.
2.4.2. Достоверность персональных данных указанной категории лиц ООО «Эдвантидж» определяет исходя из их изначального размещения в таких документах как:
- – паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- – страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- – документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки;
- – свидетельства о смене ФИО, о заключении брака, рождении детей;
- - реквизиты банковских карт;
- - Свидетельство о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;
- - Справка о постановке на учёт физического лица в качестве налогоплательщика налога на профессиональный доход
2.5. В отношении лиц, участвующих в опросах, проводимых ООО «Эдвантидж»:
- - – фамилия, имя, отчество;
- – дата рождения (возраст);
- – гражданство;
- – данные об образовании и приобретенных специальностях;
- – данные рабочей электронной почты;
- - номер телефона для связи.
2.6. В отношении физических лиц, которые являются сотрудниками контрагентов Организаций – поставщиков услуг для организации (бухгалтерские, курьерских услуг и т.д.)
- - – фамилия, имя, отчество;
- – дата рождения (возраст);
- – гражданство;
- – данные об образовании и приобретенных специальностях;
- – данные рабочей электронной почты;
- - номер телефона для связи.
2.7. ООО «Эдвантидж» обеспечивает проверку вышеперечисленных документов, содержащих персональные данные, на предмет подлинности, а также обеспечивает при необходимости их временное хранение в установленном порядке.
2.8. Персональные данные являются конфиденциальной информацией и не могут быть использованы ООО «Эдвантидж» или любым иным лицом в личных целях. При этом, учитывая массовость документов, содержащих персональные данные, и единое место обработки и хранения - соответствующий гриф ограничения на них не ставится.
2.9. Отдельным приказом Генерального директора ООО «Эдвантидж» могут быть определены иные документы, которые рассматриваются как носители достоверных персональных данных.
2.10. Документы, содержащие персональные данные, создаются путём:
- – копирования или сканирования оригиналов (документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство, свидетельство о смене ФИО, заключении брака, рождении детей);
- – внесения сведений в учётные формы (на бумажных и электронных носителях);
- – получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, личный листок по учёту кадров, листок о временной нетрудоспособности (больничный лист)).
3.1. Обработка персональных данных – сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
3.2. Настоящее положение устанавливает, что ООО «Эдвантидж» осуществляет следующие операции с персональными данными Работников:
3.2.1. получение (сбор);
3.2.2. обработка;
3.2.3. передача (в том числе зарубежная);
3.2.4. блокирование;
3.2.5. хранение;
3.2.6. ликвидация.
3.2. Под получением первоначальных персональных данных при приеме на работу (вступлении в договорные отношения) понимается последовательность действий, связанных с установлением достоверности соответствующих данных, а также размещением их в информационных системах ООО «Эдвантидж».
3.3. Под обработкой персональных данных понимается прочтение, корректировка или дополнение соответствующих данных, систематизация, накопление, совершаемые ООО «Эдвантидж» и организацией, осуществляющей бухгалтерское обслуживание и ведение кадровой документации ООО «Эдвантидж» на основании соответствующего договора;
3.3. Под передачей персональных данных понимается:
3.3.1. операция по адресному перемещению (размещению) персональных данных на носителях (бумажный вариант или флешкарты) третьем лицам в целях осуществления бухгалтерского учета и ведения кадровой документации ООО «Эдвантидж», исполнения договорных обязательств со стороны ООО «Эдвантидж», проведения опросов и подготовки отчетов в рамках деятельности ООО «Эдвантидж», получения ООО «Эдвантидж» услуг от контрагентов;
3.3.2. по размещению персональных данных в источниках внутрикорпоративного документооборота.
3.5. Под блокированием персональных данных понимается временный запрет на осуществление каких-либо операций с персональными данными, которые находятся в информационных системах ООО «Эдвантидж», в случаях, предусмотренных законодательством РФ.
3.6. Под хранением персональных данных понимается совокупность операций, направленных на обеспечение целостности соответствующих данных посредством их размещения в информационных системах ООО «Эдвантидж».
3.7. Под ликвидацией персональных данных понимается операция по изъятию соответствующих данных из информационных систем ООО «Эдвантидж», физическое уничтожение бумажных носителей, а также иные меры по уничтожению данных, обеспечивающие невозможность их восстановления.
3.1. Порядок получения и обработки персональных данных.
3.1.1. Все персональные данные ООО «Эдвантидж» получает непосредственно у субъектов персональных данных. Если персональные данные субъекта персональных данных возможно получить только у третьей стороны, то субъект персональных данных должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо ООО «Эдвантидж» должно сообщить субъекту персональных данных о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа субъекта персональных данных дать письменное согласие на их получение.
3.1.2. ООО «Эдвантидж» не имеет права получать и обрабатывать персональные данные, связанные с расовой, национальной принадлежностью субъектов персональных данных, их политическими взглядами, религиозными или философскими убеждениями, состоянием здоровья, интимной жизнью. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни субъекта персональных данных только с его письменного согласия.
3.1.3. Обработка указанных персональных данных субъектов персональных данных возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:
- - персональные данные являются общедоступными;
- - персональные данные относятся к состоянию здоровья работника или собственника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
- - по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
3.1.3. ООО «Эдвантидж» вправе обрабатывать персональные данные субъектов персональных данных только с их письменного согласия. Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных должно включать в себя:
- - фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- - наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
- - цель обработки персональных данных;
- - перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
- - перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
- - срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
3.1.5. Согласие субъекта персональных данных не требуется в следующих случаях:
1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия Организации;
2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;
3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение его согласия невозможно.
3.1.6 При принятии решений, затрагивающих интересы субъекта персональных данных, ООО «Эдвантидж» не имеет права основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
3.1.7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается ООО «Эдвантидж» за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
3.1.8. Субъекты персональных данных должны быть ознакомлены с документами ООО «Эдвантидж», устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области. Такое ознакомление может осуществляться под роспись либо посредством электронной почты и иных средств связи. Ознакомление работников ООО «Эдвантидж» с документами, принятыми в отношении персональных данных, в любом случае должно осуществляться под личную роспись либо посредством направления заказного письма с описью вложения.
3.1.9. Во всех случаях отказ субъекта персональных данных от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
4.1. При передаче персональных данных ООО «Эдвантидж» должно соблюдать следующие требования:
4.1.1. Не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных, а также в случаях, установленных федеральным законом.
4.1.2. Не сообщать персональные данные субъекта персональных данных в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных субъекта персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.
4.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными в порядке, установленном федеральными законами.
4.1.4. Трансграничная передача персональных данных возможна с наличия его согласия в письменной форме на трансграничную передачу его персональных данных с указанием страны и целей передачи.
4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным субъекта персональных данных только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретной функции.
4.1.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья субъекта персональных данных, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
4.1.7. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными законодательными актами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.
5.1. Персональные данные обрабатываются и хранятся в закрытом помещении, исключающем доступ в него посторонних лиц.
5.2. Персональные данные субъекта персональных данных могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде - локальной компьютерной сети и компьютерной программе.
5.3. При получении персональных данных не от субъекта персональных данных (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) ООО «Эдвантидж» до начала обработки таких персональных данных обязана предоставить работнику следующую информацию:
- - наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;
- - цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
- - предполагаемые пользователи персональных данных;
- - установленные Федеральным законом права субъекта персональных данных.
6.1. Право доступа к персональным данным имеют:
- Генеральный директор ООО «Эдвантидж»;
- сотрудники организации, осуществляющей бухгалтерское обслуживание ООО «Эдвантидж»;
6.2. Субъект персональных данных Организации имеет право:
6.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника.
6.2.2. Требовать уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющих необходимыми для ООО «Эдвантидж» персональных данных.
6.2.3. Получать от ООО «Эдвантидж»:
- - сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
- - перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
- - сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
- - сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
6.2.4. Требовать извещения всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
6.2.5. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия ООО «Эдвантидж» при обработке и защите его персональных данных.
6.3. Копировать и делать выписки персональных данных субъекта персональных данных разрешается исключительно в служебных целях с разрешения руководителя ООО «Эдвантидж».
6.4. Передача информации третьей стороне (в том числе за границу РФ) возможна только при письменном согласии субъекта персональных данных.
7.1. Работники ООО «Эдвантидж», виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных субъекта персональных данных, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
7.2. Руководитель ООО «Эдвантидж» за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных субъекта персональных данных, несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные субъекта персональных данных.
Политика в отношении защиты персональных данных ООО Эдвантидж - скачать